BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Organisasi merupakan sebuah kesatuan yang utuh dan kompleks.
Didalamnya terdapat berbagai elemen yang saling berkaitan. Antara elemen
memerlukan interaksi agar organisasi sebagai sistem dapat mencapai tujuannya.
Humas adalah salah satu aspek dari elemen organisasi untuk ikut serta membantu
mengelola interaksi organisasi dengan komponen-komponennya.
Public Relations merupakan pemikiran yang dipraktekkan secara
konsepsional oleh Bapak Public Relations yaitu Ivy Lee ( Penemu Public
Relations Modern) dan mengembangkannya menjadi objek studi ilmiah oleh para
cendikiawan. Deklarasi asas para karyawan, keterbukaan sebuah organisasi dan
terjalinnya komunikasi dua arah menjadi lahirnya fungsi dari Public Relations.
Public
Relations timbul karena adanya ketergantungan antar individu, individu dan
kelompok, maupun antar kelompok dengan masyarakat. Kualitas informasi dan
keintensifan komunikasi yang terjadi membuat hubungan dalam sebuah Publik
menjadi sesuatu yang sangat penting demi kelangsungan individu, kelompok maupun
masyarakat. Hubungan yang sehat terjadi
bilamana terdapat kepercayaan dari publik-publik atas keterbukaan dan kejujuran
sebuah kelompok, organisasi maupun masyarakat.
B.
Rumusan
Masalah
1. Bagaimana pengertian dan Fugsi humas
?
2. Bagaimanakah Tujuan dan konsep dasar
humas ?
3. Bagaimana Kedudukan humas dalam
Organisasi ?
BAB
II
PEMBAHASAN
A.
Pengertian Hubungan masyarakat ( Public Relations )
Seiring dengan
pesatnya pembangunan dalam berbagai bidang dan memasuki era globalisasi, maka
makin terasa pula kebutuhan peran seorang Public Relations dalam menunjang
efektifitas sebuah organisasi. Misalnya dalam bidang industri, perusahaan,
pendidikan, pemerintahan, kerohanian, sosial, ekonomi, politik, perburuhan dan
lain sebagainya.
Public
Relations menyangkut kepentingan setiap organisasi, baik itu organisasi yang
bersifat komersial maupun yang non komersial. Apa yang biasa di sebut sebagai
Public Relations terdiri dari semua bentuk komunikasi yang terselenggara antara
organisasi yang bersangkutan dengan publik ataupun siapa saja yang menjalin
kontak dengannya.
Public
Relations (PR) menurut Frank Jefkins adalah suatu bentuk komunikasi yang
terencana, baik itu ke dalam maupun ke luar, antara suatu organisasi dengan
semua khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan spesifik yang
berlandaskan pada saling pengertian. PR menggunakan metode manajemen
berdasarkan tujuan (management by objectives). Dalam mengejar suatu tujuan,
semua hasil atau tingkat kemajuan yang telah dicapai harus bisa diukur secara
jelas, mengingat PR merupakan kegiatan yang nyata. Kenyataan ini dengan jelas
menyangkal anggapan keliru yang mengatakan bahwa PR merupakan kegiatan yang
abstrak. Sedangkan British Institute Public Relations mendefinisikan PR adalah
keseluruhan upaya yang dilakukan secara terencana dan berkesinambungan dalam
rangka menciptakan dan memelihara niat baik (good will) dan saling pengertian
antara suatu organisasi dengan segenap khalayaknya.[1]
Selanjutnya IPR mendefinisikan praktek Public Relations
sebagai disiplin dan serangkaian usaha untuk menjaga reputasi dengan tujuan
memperoleh pengertian atau pemahaman dan dukungan, serta mempengaruhi opini dan
prilaku.
B.
Tujuan Hubungan Masyarakat ( Public Relations )
Mengenai tujuan Public Relations dan berkaitan dengan
definisi-definisi yang telah diuraikan, sudah menunjukan tujuan dari Public
Relations itu sendiri. Menurut Grisworld tujuan PR adalah untuk meningkatkan
kegairahan kerja para bawahan atau para karyawan dan bagaimana membangun
hubungan yang harmonis antara pimpinan dan bawahan yang menekankan pada
internal publik. Tujuan sentral PR yang akan dicapai adalah tujuan
organisasi, sebab PR dibentuk atau digiatkan guna menunjang manajemen yang
berupaya mencapai tujuan organisasi. Untuk mencapai tujuannya seorang Public
Relations harus mengembangkan goodwill
dan memperoleh opini publik favorable
atau menciptakan
kerja sama berdasarkan hubungan yang harmonis dengan berbagai publik.[2]
Kegiatan Public Relations harus dikerahkan ke dalam (internal Public Relations)
maupun keluar perusahaan (eksternal Public Relations).
C.
Konsep Fungsi Hubungan Masyarakat ( Public
Relations )
Dalam konsepnya, seorang Kepala
Public Relations harus mencantumkan dengan jelas fungsi Public Relations yang
digarapnya itu, sebab fungsi itulah yang harus dijabarkan dalam
operasionalisasinya. Dan telah ditegaskan pula oleh Prof. Drs. Onong Uchjana
Effendy, MA dalam bukunya yang berjudul Hubungan
masyarakat suatu studi komunikologis
bahwa fungsi Humas atau Public Relations adalah :
a.
Menunjang
kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan organisasi.
b. Membina hubungan harmonis antara
organisasi denganm publik internal dan publik eksternal
c.
Menciptakan
kombinasi 2 arah dengan menyebarkan informasi dari organisasi kepada publik dan
menyalurkan opini publik kepada organisasi
d. Melayani publik dan menasihati
pimpinan organisasi demi kepentingan umum.
Dari
keempat butir diatas jelas bahwa pelaksanaan fungsi Humas atau Public Relations dilaksanakan
dengan kegiatan komunikasi. Jenis komunikasi yang mana yang dilaksanakan, sudah
tentu bergantung kepada pesan yang akan disampaikan atau disebarkan, dan tujuan
yang akan dicapai.
Konsep-konsep
yang telah dikemukakan sebelumnya mencoba menggambarkan keanekaragaman
pengertian tentang public relations.[3]
Untuk lebih memperjelas apa yang dikerjakan humas atau bagian humas dalam
organisasi, fungsi-fungsi humas yang tercantum dalam booklet PRSA (Public
Relations Society of America) dapat memberikan gambaran yang lebih khusus.
Fungsi-fungsi tersebut antara lain :
·
Programming. Fungsi ini antara lain mencakup analisis masalah dan
peluang, menentukan goals dan
publik (kelompok orang yang dukungan dan pemahamannya diperlukan organisasi)
serta merekomendasi dan merencanakan kegiatan, dan termasuk didalamnya
pembuatan anggaran, penjadwalan, pembagian dan pendelegasian tugas.
·
Relationship. Seorang praktisi public relations yang berhasil harus
mengembangkan keterampilan dalam mengumpulkan informasi dari manajemen, sejawat
dalam organisasi dan dari sumber-sumber di luar organisasi. Untuk itulah banyak
kegiatan humas mensyaratkan para praktisi untuk selalu bekerja sama dan
menjalin hubungan terutama dengan bagian-bagian lain dalam organisasi seperti
kepegawaian, hukum dan pemasaran serta yang lainnya. Disamping itu, menjaga
hubungan dengan pihak luar organisasi juga sangat penting.
·
Writing and Editing. Sejalan dengan sasaran kegiatan humas, yakni
mencapai publik yang amat besar, alat penting yang dapat digunakannya adalah
melalui barang-barang cetakan. Banyak ragam barang cetakan yang digunakan dalam
kegiatan humas seperti, laporan tahunan, booklets, media releases, newsletter,
dan lain-lainnya. Tulisan yang jelas dan masuk akal sangat penting artinya bagi
ke-efektifan kerja praktisi humas. Sebagian besar pekerjaan humas berkaitan
dengan penulisan dan penyuntingan.
·
Information. Membangun sistem informasi yang baik merupakan salah satu
cara menyebarkan informasi secara efektif. Hal ini berkaitan dengan usaha
pengenalan cara kerja berbagai media atau saluran komunikasi yang ada, termasuk
didalamnya, surat kabar, media elektronik radio dan televisi, serta multi
media. Ini akan sangat membantu pekerjaan praktisi humas, terutama dalam
menyebarkan berbagai informasi kepada publik.
·
Pruduction. Fungsi ini berkaitan dengan kegiatan produksi media
komunikasi yang digunakan dalam menyebarkan pesan-pesan yang dirancang oleh
praktisi humas. Untuk itu, praktisi humas harus memiliki pengetahuan tentang
tata letak, tipografi, fotografi dan hal-hal lain yang berkaitan dengan
produksi media komunikasi yang digunakan dalam kegiatan humas.
·
Special Event. Konferensi pers, pameran, ulang tahun perusahaan,
pemberian penghargaan, kunjungan perusahaan dan sebagainya merupakan
kegiatan-kegiatan yang harus ditangani oleh praktisi humas. Kegiatan seperti
ini biasanya diarahkan untuk dapat menarik perhatian dan memperoleh pengakuan
dari publik terhadap keberadaan perusahaan. Aspek-aspek yang perlu mendapat
perhatian biasanya berkaitan dengan protokoler, perencanaan dan koordinasi,
detail-detail jadual dengan kegiatan-kegiatannya, serta persiapan publikasi penunjangnya
seperti bokklets, publisitas dan juga laporannya.
·
Speaking. Keterampilan penting yang juga harus dimiliki oleh
seorang praktisi public relations adalah keterampilan berbicara, baik untuk
tatap muka individual maupun untuk tatap muka kelompok (public speaking).
Menulis pidato adalah bagian dari tugas humas.
·
Research and Evaluation. Aktivitas penting yang dilakukan seorang praktisi
humas adalah pengumpulan fakta. Banyak cara dapat dilakukan untuk itu. Bisa
dilakukan secara formal maupun informal. Dapat menggunakan berbagai teknik.
Penelitian biasanya digunakan baik pada awal maupun pada akhir sebuah program
kehumasan. Pengevaluasian kegiatan humas juga sekarang mulai memperoleh
perhatian yang semakin besar.[4]
Dari
pemaparan tentang konsep fungsi Public Relations diatas maka dapat disimpulkan
bahwa ciri khas proses dan fungsi Public Relations adalah sebagai berikut :
a.
Menunjukan
kegiatan tertentu (action)
b. Kegiatan yang jelas (activities)
c.
adanya
perbedaan khas dengan kegiatan lain (different)
d. terdapat suatu kepentingan tertentu
(important)
e.
adanya
kepentingan bersama (common interst)
D. Kedudukan Public Relations
dalam Organisasi
Bahwa kedudukan humas/PR adalah menilai sikap masyarkat (public)
agar tercipta keserasian antara masyarkat dan kebijaksanaan
organisasi/instansi. Karena mulai dari aktivitas, program Humas, tujuan (goal)
dan hingga sasaran (target) yang hendak dicapai oleh organisasi/instansi
tersebut tidak terlpas dari dukungan, serta kepercayaan citra positif dari
pihak publiknya. Dalam menjalankan fungsinya seorang PR/Humas, sebagai pejabat
humas dituntut untuk memiliki empat kemampuan, yaitu:
a. Memiliki kemampuan mengamati dan menganalisis suatu persoalan
berdasarkan fkata di lapangan, perencanaan kerja komunikasi dan mampu
mengevaluasi suatu problematic yang dihadapinya.
b. Kemampuan untuk menarik perhatian, melalui berbagai kegiatan
publikasi yang kreatif, inovatif, dinamis dan menarik bagi publiknya sebagai
target sasarannya.
c. Kemampuan untuk mempengaruhi pendapat umum, merekayasa pandangan
atau opini public (crystallizing public opinion) yang searah dengan kebijakan
organisasi instansi yang diwakilinya itu dalam posisi yang saling mnguntungkan.
d. Kemampuan PR/Humas menjalin suasana saling percaya toleransi,
saling menghargai, good will dan lain sebagainya dengan berbagai pihak, baik
public internal maupun eksternal.
Dan peran ideal yang harus dimiliki oleh praktisi Humas (public relations practitioner) dalam suatu organisasi/instansi, antara lain:
Dan peran ideal yang harus dimiliki oleh praktisi Humas (public relations practitioner) dalam suatu organisasi/instansi, antara lain:
1) Menjelaskan tujuan-tujuan (clarifying goals) organisasi kepada
pihak publiknya. Tugas tersebut akan terpenuhi dengan baik, apabila PR/Humas
bersangkutan lebih memahami atau meyakini pesan/informasi yang akan disampaikan
itu.
2) Bertindak sebagai radar, tetapi juga harus mampu memperlancar
pelaksanaan public policynya. Jangan sampai pesan atau informasi tersebut
membingungkan atau menghasilkan sesuatu yang kadang-kadang tidak jelas arahnya,
sehingga pesan-pesan akan menjadi sulit untuk diterima oleh public.
3) Pihak PR/Humas harus memiliki kemampuan untuk melihat ke depan
atau memprediksi sesuatu secara tepat yang didasarkan kepada pengetahuan akan
data atau sumber informasi actual dan factual, yang menyangkut kepentingan
organisasi maupun publiknya.[5]
E.
Peran Public Relations dalam Organisasi
Proses peranan Public Relations
(tahapan fact finding, planning, communicating, dan evaluation) sepenuhnya
mengacu pada pendekatan manajerial. kemudian manajemen Public Relations dapat
dirumuskan sebagai suatu proses dari kelompok orang-orang yang secara
koordinatif, memimpin kegiatan-kegiatan tertentu untuk mencapai tujuan-tujuan
bersama.
Strategi sebuah organisasi (yang membedakan lingkup arah dan tujuan
jangka panjang) ditentukan setelah melakukan analisis dan pengambilan keputusan. Pada umumnya orang, baik dalam lingkungan atau diluar lingkungan
organisasi, akan memberikan kontribusi pada proses tersebut. Setelah
mengembangkan sebuah strategi selanjutnya
mengkomunikasikannya sehingga dapat diimplementasikan dan mendapat
dukungan. Public Relations memiliki peran penting dalam proses tersebut, baik
dalam membantu membangun strategi itu sendiri atau dalam mengkomunikasikannya.[6]
Public
relations berkaitan dengan pemikiran-pemikiran pada tingkat manajemen. Dalam
hal ini berkaitan dengan bagaimana sebuah organisasi menyusun kebijakan
sehingga memperlihatkan sebuah kinerja yang bertanggung jawab. Ini berkaitan
dengan kenyataan bahwa penampilan yang bertanggung jawab merupakan dasar
penerimaan publik terhadap sebuah organisasi. Kinerja yang bertanggung jawab
biasanya dicirikan dengan antara lain, perusahaan bertindak sesuai dengan
kepentingan publik, perusahaan harus benar secara hukum, dan perusahaan harus
berpedoman pada moralitas. Jika salah satu dari unsur ini dilanggar oleh
perusahaan, maka reputasi perusahaan berada dalam taruhannya.
Masalah public relations muncul manakala
perusahaan melanggar salah satu unsur tersebut. Ini berarti public relationship
sebuah organisasi menjadi tanggung jawab para pengelola organisasi tersebut.
Sehingga tidak salah bila ada yang mengatakan bahwa perusahaan juga menjalankan
kegiatan public relations. Public relationship sebuah perusahaan tidak
semata-mata menjadi tanggung jawab bidang Public Relations. Ia harus menjadi
tanggung jawab para pemimpin puncak dalam sebuah perusahaan ataupun organisasi.
Konsekuensi
konsep ini adalah praktisi public relations menjadi penasehat bagi manajemen
sehingga menghasilkan kebijakan yang masuk akal dan bisa diterima oleh publik,
karena kebijakan dan tindakan organisasi sesuai dengan kepentingan publik. Public
relations juga menjadi bagian penting dari pembuat keputusan pada tingkat
korporat, yang ikut membantu perubahan organisasi. Dalam hal ini public
relations harus menjadi bagian dari manajemen puncak dalam sebuah perusahaan
atau organisasi.
Dalam
konsep public relations sebagai fungsi komunikasi, penting difahami bahwa
kegiatan utama public relations adalah melakukan komunikasi. Maka dikatakan
bahwa public relations sebagai fungsi staff khusus yang melayani para pemimpin
organisasi, khususnya dalam membantu organisasi berkomunikasi dengan
publik-publiknya. Sebenarnya, setiap manajer dalam organisasi terlibat dan
bertanggung jawab dalam komunikasi organisasi. Ini sesuai dengan pendapat yang
menyatakan bahwa sebenarnya berorganisasi adalah berkomunikasi. Namun demikian,
public relations punya tanggung jawab tambahan dan spesifik.
Peran Public Relations tersebut diharapkan menjadi “mata”
dan “telinga” serta “tangan kanan” bagi top manajemen dari organisasi, ruang
lingkup tugasnya meliputi:
a. Membina
hubungan kedalam (Publik Internal), yaitu publik yang menjadi bagian dari
perusahaan/organisasi itu sendiri. Efektifitas hubungan publik internal memerlukan suatu
kombinasi antara :
·
Sistem
manajemen yang sifatnya terbuka ( open management ).
·
Kesadaran
pihak manajemen terhadap nilai dan pentingnya memelihara komunikasi timbal
balik dengan para karyawan.
·
Kemampuan
Public Relations yang memiliki keterampilan manajerial ( manager skill ) serta
berpengalaman.
b.
Membina
hubungan keluar (Publik Eksternal), yaitu publik umum atau masyarakat
mengusahakan tumbuhnya sikap dan gambaran yang positif publik terhadap lembaga
yang diwakilinya.
Jadi peranan
humas atau Public Relations tersebut dua arah seperti dijelaskan diatas yaitu
beorientasi kedalam (inward looking).
Public
Relations ada untuk memastikan bahwa pesan yang dibawa tepat disajikan kepada
publik. Pesan
ini bisa mengenai produk dan dengan mempertimbangkan :
a.
Kinerjanya
b. Perusahaan dan etikanya
c.
Kesehatan
keuangan perusahaan
d.
Reputasinya
sebagai atasan yang baik dan penuh perhatian
Walaupun
organisasi bisa berjalan tanpa Public Relations, mereka yang menggunakan Public
Relations secara efektif akan lebih mudah menjual produknya, merekrut dan
mempertahankan staf serta berurusan
dengan rekan luar organisasinya.
Dalam setiap
kegiatan Public Relations memiliki peranan yang sangat besar. Peranan Public
Relations diharapkan menjadi kepercayaan bagi top manajemen dari perusahaan,
yang ruang lingkup tugasnya antara lain meliputi aktivitas.[7]
Peranan merupakan aspek dinamis dari suatu status (kedudukan). Apabila seseorang
melaksanakan hak-hak dan kewajibannya sesuai dengan status yang dimilikinya,
maka ia telah menjalankan peranannya. Peranan adalah tingkah laku yang diharapkan dari orang yang
memiliki kedudukan atau status. Antara kedudukan dan peranan tidak dapat dipisahkan. Dan Tidak ada peranan
tanpa kedudukan
BAB III
PENUTUP
Kesimpulan
Dari
pembahasan yang telah disampaikan diatas kita telah mengetahui betapa
pentingnya kedudukan Public Relations bagi organisasi dan bagi reputasi
organisasi. Perubahan politik, sosial dan teknologi dalam masyarakat luas,
ditambah dengan munculnya ekonomi global, telah semakin mengukuhkan perlunya
program – program Public Relations diterapkan melalui strategi yang teratur
pada setiap tingkatan usaha. Hal yang juga tidak boleh dilupakan adalah setiap
karyawan atau anggota organisasi merupakan perwakilan dari sebuah perusahaan
atau organisasi, dan segala prilakunya akan mencerminkan citra keseluruhan perusahaan
atau organisasi.
Untuk
memberikan rasa nyaman dalam organisasi. Setiap perusahaan atau organisasi
harus memiliki visi dan aspirasi. Dengan menciptakan, menerapkan, memonitor,
dan mengukur strategi Public Relationsnya yang profesional, sehingga nantinya
setiap organisasi dapat merasa nyaman atas dirinya sendiri, dan para karyawan
atau anggota organisasi juga merasa nyaman terhadap pimpinannya.
DAFTAR PUSTAKA
Beard, Mike., Manajemen Departemen Public Relations, Edisi Kedua, Penerbit
Erlangga, Jakarta, 2001
Dr. Arni, Muhammad., Komunikasi
Organisasi, Cetakan ketujuh, Penerbit PT Bumi Aksara, Jakarta, 2005
Drs. Suryadi, Strategi mengelola Public Relations Organisasi, Cetakan Pertama,
Penerbit Edsa Mahkota, Jakarta, 2007
Jefkins, Frank., Public Relations, Edisi Kelima, Direvisi
Oleh Daniel Yadin, Penerbit Erlangga, Jakarta, 2003
Maya Diah Nirwana, Dasar – Dasar Public Relations,
Penerbit Muhammadiyah University Press, Sidoarjo, 2002
Prof. Drs. Onong Uchjana Effendy,
MA., Hubungan Masyarakat Suatu Studi
Komunikologis, Cetakan Keenam, Penerbit PT Remaja Rosdakarya, Bandung,
2001
[1] .
Beard, Mike., Manajemen Departemen Public
Relations, Edisi Kedua, Penerbit Erlangga, Jakarta, 2001
[2] .
Dr. Arni, Muhammad., Komunikasi Organisasi, Cetakan ketujuh, Penerbit PT Bumi
Aksara, Jakarta, 2005
[3] .
Jefkins, Frank., Public Relations,
Edisi Kelima, Direvisi Oleh Daniel Yadin, Penerbit Erlangga, Jakarta, 2003
[4] . Maya Diah Nirwana, Dasar – Dasar Public Relations,
Penerbit Muhammadiyah University Press, Sidoarjo, 2002
[6] .
Drs. Suryadi, Strategi mengelola Public
Relations Organisasi, Cetakan Pertama, Penerbit Edsa Mahkota, Jakarta,
2007
[7] .
Prof. Drs. Onong Uchjana Effendy, MA., Hubungan
Masyarakat Suatu Studi Komunikologis, Cetakan Keenam, Penerbit PT Remaja
Rosdakarya, Bandung, 2001
0 Response to "Kedudukan Humas Dalam Organisasi"
Post a Comment